Introduction
Sont considérées comme archives tous documents nés de l'activité d'un service, quels que soient leur date, leur forme ou leur support (papier ou électronique)
La collecte et la conservation des archives publiques présentent un intérêt pour la gestion des affaires courantes et constituent un enjeu fondamental pour l’affirmation des droits des citoyens et pour la sauvegarde de la documentation historique nécessaire à la recherche.
Il s’agit d’une obligation légale, prescrite par le code du patrimoine et rappelée dans la circulaire du Premier ministre du 2 novembre 2001.
La bonne tenue des archives repose sur une responsabilité partagée entre les services publics qui les ont produites ou reçues et la direction des Archives départementales. De même
l’élimination des archives est réglementée : aucune élimination ne peut être faite sans visa préalable du directeur des Archives départementales.
Ouvrir un dossier
Le responsable d’une affaire est également responsable de la tenue de son dossier : on y trouve tous les documents nécessaires à la continuité de l’action administrative.
1 Vérifiez que le dossier n’existe pas déjà dans le service.
2 Posez-vous la question : “ qui fait quoi, où et quand ? ” et inscrivez un minimum d’informations sur la couverture du dossier : son intitulé (en proscrivant les termes “ divers ” ou “ affaires générales ”) et ses dates extrêmes (c’est-à-dire la date d’ouverture et de clôture de l’affaire).
3 Scindez le dossier en plusieurs unités s’il est trop volumineux et numérotez-les.
Gérer un dossier
Organisez vos dossiers (dites
archives courantes tant que l’affaire n’est pas close) et procédez régulièrement à des éliminations afin de ne pas vous laisser envahir et de retrouver plus facilement l’information nécessaire à la continuité de vos actions administratives.
1 Eliminez régulièrement les doublons et les brouillons.
2 Si le dossier est complexe, faites des sous-chemises par thème, en prenant soin de leur donner un intitulé qui leur est propre. Ce système sera très utile si vous avez à éliminer une partie d’un dossier et à verser l’autre partie : lors du tri dans vos dossiers, vous n’aurez qu’une sous-chemise à retirer au lieu de “ fouiller ” dans le dossier, à la recherche des différentes pièces à éliminer.
3 Evitez d’utiliser des trombones ou des épingles (car ils rouillent) et du scotch ou des élastiques. Préférer les trombones en plastique. De même évitez d’utilisez des chemises ou des sous-chemises plastifiées.
4 Ne retirez pas de pièces d’un dossier pour ouvrir un autre dossier : le dossier peut perdre une partie de sa signification : en cas de besoin, faites des photocopies.
5 Privilégiez la conservation d’originaux datés et signés.
6 Regroupez géographiquement les dossiers de même nature pour les retrouver plus facilement.
Préarchiver
Une fois le dossier clos, vous devez le conserver pour répondre à des besoins juridiques ou d’informations : on parle
d’archives intermédiaires.
1 Le temps pendant lequel vous devez le conserver est appelé durée d’utilité administrative (DUA).
2 Un travail en collaboration avec les Archives départementales vous permettra de savoir combien de temps vous devez conserver vos dossiers dans vos locaux et si vous devez les verser ou les éliminer. Le tout sera inscrit dans un tableau de tri et de conservation de vos archives (Voir Sélection et classement).
3 Le local de préarchivage doit être spécifique : équipé de rayonnages métalliques et non inondable. Il doit être protégé contre les incendies et être fermé à clé pour éviter les vols. Si votre local est inondable, veillez à ne pas entreposer des documents à conservation définitive près du sol.
Verser et éliminer 
1 Avant toute élimination le service doit établir en trois exemplaires un bordereau d’élimination qu’il envoie au directeur des Archives départementales pour obtention d’un visa d’élimination. Ce n’est qu’après l’obtention de ce visa que le service peut procéder à la destruction des documents. Un exemplaire du bordereau signé par le directeur est à conserver.
Téléchargez la maquette du bordereau de versement 
Téléchargez la maquette du bordereau d'élimination
2 Faire un versement aux Archives départementales, c’est y transférer les documents qui n’ont plus d’utilité pour le service producteur et qui doivent être conservés définitivement (on parle
d’archives définitives).
3 Si vous êtes un service du Conseil général, la cellule préarchivage gère les versements des archives définitives des différents services et assure des campagnes annuelles d’éliminations de documents ayant perdu leur utilité administrative.
Les services du Conseil général sont tenus de préparer les versements d’archives intermédiaires et de retourner aux Archives départementales les demandes d’élimination signées par le chef de service et visées par le directeur des Archives départementales.
4 Conformément à la circulaire du Premier ministre du 2 novembre 2001, les administrations de l'État sont responsables de la bonne gestion de leurs archives et donc préparent les versements et les éliminations de leurs archives : les Archives départementales ne peuvent prendre en charge que les archives ayant dépassé leur délai d’utilité administrative.
5 Avant tout versement, mettre en ordre les dossiers, les dépouiller des brouillons et doublons, et les conditionner dans des boîtes de 10 cm environ, solides, puis les numéroter de 1 à n : vous obtenez ainsi les articles d’un versement.
6 Consignez le contenu des boîtes dans un
bordereau de versement. Une fois la maquette remplie, retournez-la par mail ou par courrier à votre correspondant(e) aux Archives (
Nous contacter) : il (elle) y apportera des modifications si nécessaire.
La préparation d’un versement est facilitée si les dossiers ont été bien
gérés par le concepteur du dossier. Si vous avez élaboré un tableau de tri de vos archives ou que vous disposiez d’une circulaire de tri émanant de la Direction des Archives de France, utilisez les libellés retenus et respectez l’ordre de la description, selon une succession chronologique croissante.
7 Une fois les bordereaux de versement définitivement approuvés, les Archives départementales vous communiquent une date pour le versement. Les frais de déplacement et de transfert sont à votre charge. Après signature des bordereaux, le service en retourne un exemplaire aux Archives départementales et en garde un par devers lui.
Le jour du versement, chargez le véhicule en respectant l’ordre des boîtes et en
commençant le chargement par la dernière boîte du versement de façon à ce que la première boîte puissent être déchargée en premier.
Consulter vos versements
1 Conservez vos bordereaux de versement pour toutes communications ultérieures.
2 Si vous avez besoin de consulter un document qui a été versé aux Archives départementales par votre service, envoyez une demande par fax ou par courrier en précisant la cote de l’article (ex. : 5604W48). Vous pourrez alors venir consulter ou retirer temporairement le document dont vous avez besoin.
Selection
Pour savoir combien de temps vous devez conserver vos dossiers dans votre service et le sort qui leur est réservé (versement, destruction ou tri), le tableau de tri et de conservation des archives est un outil indispensable. Il comprend généralement quatre colonnes :
- colonne 1 : type de document
- colonne 2 : DUA, soit durée d’utilité administrative ; il s’agit de la durée pendant laquelle les documents doivent être conservés au sein du service
- colonne 3 : sort final (D pour destruction, C pour conservation et versement aux Archives départementales et T pour tri).
- colonne 4 : observations ; remarques relatives à la conservation des dossiers, aux modalités de tri, etc.
La direction des Archives de France a produit plusieurs circulaires présentant de tels tableaux. Ils sont accessibles à l’adresse suivante :
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr, rubrique gérer les archives / records management et collecte / les instructions de collecte et tri des archives puis sélectionnez le thème de votre choix.
Lorsqu’il n’y a pas de circulaires ou qu’elles ont besoin d’être mises à jour, les Archives départementales établissent en accord avec les services de nouveaux tableaux ; si une personne est chargée de la mission archives au sein du service, ce sera à elle d’élaborer un tel document.
Afin d’assurer la collecte et la conservation des documents produits sous forme électronique [lien vers rubriques archives électroniques], les services sont invités à associer les Archives aux opérations de dématérialisation des documents et de mise en place des nouveaux systèmes informatiques.
Une instruction du 14 janvier 2005 émanant de la Direction des Archives de France décrit les modalités de délivrance du visa d'élimination des documents papier transférés sur support numérique ou micrographique : vous ne pouvez pas, notamment, détruire des dossiers après numérisation ou microfilmage s’ils sont destinés à la conservation définitive ; vous devez demander un visa pour la destruction des documents papiers qui ont été numérisés ou microfilmés et qui sont éliminables à terme, etc.
Risques liés à une mauvaise gestion des archives
Saturation des espaces de stockage
Lorsque des campagnes d'éliminations ou d'apurement des dossiers (doublons, brouillons, etc.) ne sont pas régulièrement effectuées, le risque de saturation de vos espaces de stockage (armoires, classothèques, local archives) est grand.
Si telle est votre situation, procédez d'abord à la destruction de la presse, de vos anciennes collections de journaux officiels (etc.) qui ne constituent pas des archives mais de la documentation, et qui n'ont donc pas vocation à être conservées sur le long terme.
Ensuite, contactez les Archives départementales pour définir dans un premier temps quels documents vous pouvez éliminer.
Si une circulaire de tri existe, vous pourrez résorber le reste du passif au fur et à mesure. Sinon, il vous faudra vous doter d'un tableau de gestion .
Responsabilités du fonctionnaire vis-à-vis de ses dossiers
Tout fonctionnaire est responsable des dossiers qu'il gère, mais il n'en est pas propriétaire. Les archives publiques sont, en effet, imprescriptibles et inaliénables.
La loi sanctionne :
- le détournement ou la soustraction d'archives publiques, qu'ils soient volontaires ou qu'ils résultent de la négligence du fonctionnaire,
- la destruction d'archives publiques sans le visa du directeur des Archives départementales.
Le code pénal prévoit des peines d'emprisonnement pouvant aller jusqu'à 10 ans et une amende de 15 000 euros.
Organisez vos dossiers (dites archives courantes tant que l’affaire n’est pas close) et procédez régulièrement à des éliminations afin de ne pas vous laisser envahir et de retrouver plus facilement l’information nécessaire à la continuité de vos actions administratives.
Une fois le dossier clos, vous devez le conserver pour répondre à des besoins juridiques ou d’informations : on parle d’archives intermédiaires.
Pour savoir combien de temps vous devez conserver vos dossiers dans votre service et le sort qui leur est réservé (versement, destruction ou tri), le tableau de tri et de conservation des archives est un outil indispensable. Il comprend généralement quatre colonnes :