Communiquer
Les archives sont communicables de plein droit sans délai sauf dans certains cas particuliers.
Les règles
Consulter les différents délais de communicabilité des archives publiques.
La commission d’accès aux documents administratifs (CADA) est compétente pour interpréter les régimes particuliers de communication. Elle peut être saisie en cas de refus de dérogation et donne des avis exécutoires sur la communicabilité des documents.
La commission nationale d’informatique et liberté (CNIL), via le contrôle de l’application du règlement général de protection des données (RGPD), a pour mission de protéger les personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à leur libre circulation.
Les actions à mener pour être en conformité avec le RGPD :
- constituer un registre des traitements de données personnelles,
- respecter les droits des personnes : informer les personnes et favoriser l’exercice de leur droit,
- sécuriser les données et en cas de violation, le signaler à la CNIL.
Ne pas communiquer des archives dont le délai de communicabilité n’est pas échu excepté au service producteur ou en cas de dérogation.
Communication au service producteur
Un service producteur peut consulter ses propres archives même si elles ne sont pas librement communicables.
Les communications s’effectuent sur simple demande écrite aux Archives départementales en fournissant la cote et si besoin l’intitulé du dossier.
Le transfert physique s’effectue en main propre. Tout transfert par voie postale est strictement interdit.
Il est interdit de transmettre des archives non communicables à un autre service sauf sur autorisation écrite du service producteur.
Communication au public
Le service producteur a l’obligation de communiquer les dossiers clos et librement communicables à toute personne qui en effectue la demande.
Il est interdit de communiquer des archives soumises à délai de communicabilité sauf à la personne concernée par un dossier.
