Certains documents numérisés et descriptions d’archives (inventaires nominatifs, index…), librement communicables au regard du Code du patrimoine, ne peuvent être diffusés librement en ligne, conformément aux prescriptions de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

Sous réserve d’avoir créé un compte personnel et d’avoir obtenu une certification auprès du service des Archives départementales de la Haute-Garonne, les personnes menant des recherches historiques, y compris à titre personnel et familial, scientifiques ou statistiques, peuvent consulter ces documents en accès réservé. L'accès réservé, sécurisé et nominatif, est le moyen réglementaire d'accéder à distance à ces documents.

Les archives numérisées et données descriptives concernées par l'accès réservé sont des fichiers communicables au regard du Code du patrimoine, mais :

• contenant des données personnelles ne pouvant être mises en ligne conformément au décret n° 2018-1117 du 10 décembre 2018 « relatif aux catégories de documents qui peuvent être diffusés sans avoir fait l’objet d’un processus d’anonymisation », codifié à l’article D. 312-1-3 du code des relations entre le public et l’administration (CRPA).
• contenant des données personnelles sensibles au sens de l’article 8 de la loi « Informatique et Libertés » (à savoir, les données à caractère personnel qui font apparaître les origines raciales ou ethniques, opinions politiques, philosophiques ou religieuses, ou appartenance syndicale, ou qui sont relatives à la vie sexuelle ou à la santé).
• protégés au titre du droit d’auteur (affiches, photos, audiovisuel, sons,…) et soumis à un délai de mise en ligne de 70 ans à compter du décès de l’auteur.
• ayant le statut d’archives privées et pour lesquels les déposants ou donateurs souhaitent contrôler les demandes de reproduction.

 Sont ainsi par exemple proposés en accès réservé (liste non exhaustive) : 

• Les listes nominatives de recensements de la population des années 1954, 1962, 1968 et 1975
• Des répertoires et registres d’arrêts des juridictions d’exception de la seconde guerre mondiale
• Des fichiers nominatifs d’internés pendant la 2e guerre mondiale
• Des index et inventaires nominatifs
• Des fonds privés de photographies

Attention : Aucun document d’état-civil de moins de 100 ans n’a été numérisé et n’est accessible par ce biais

Toutes les archives numérisées et données en accès réservé sont signalées par l’icône suivante : .

Pour y accéder, il suffit, après avoir obtenu l’accès réservé, de vous connecter à votre compte personnel.

Toute demande doit suivre trois étapes :

1. Créer un compte personnel sur le site internet (sauf si vous en avez déjà un, dans ce cas passez directement à l'étape 3)
   
   
2. Valider ce compte personnel (à partir du lien envoyé par courriel une fois votre compte personnel créé - pensez à vérifier dans vos spams).
   
   
3. Compléter le formulaire de demande d'accès réservé 

La copie d'un justificatif d'identité en cours de validité vous sera demandée (passeport tous pays, carte nationale d’identité du ressort de l’Union européenne recto-verso).

La transmission du formulaire par l’usager vaut signature de celui-ci et acceptation des conditions générales d’utilisation du service.

Attention, votre demande de certification doit comporter le même nom et prénom que votre espace personnel.

La validation de la demande de certification est obtenue habituellement sous un délai de 10 jours ouvrés. En cas de non-conformité entre les informations indiquées dans la demande et la pièce d’identité, le Conseil départemental rejettera la demande.

Dès cette autorisation accordée, vous pourrez, en vous connectant à votre espace personnel, consulter les fichiers réservés.

L’accès aux fichiers en accès réservé est valable un an et renouvelable automatiquement si l’usager se connecte régulièrement à son compte personnel. En l’absence de connexion durant un an, l’usager doit refaire une nouvelle demande et transmettre à nouveau une pièce d’identité.

Dans le cadre de l’accès réservé, les fichiers consultés peuvent être téléchargés par l’usager pour un usage privé. Ne peuvent être diffusés en ligne ou réutilisés pour des usages publics :

• les données à caractère personnel ;
• les documents protégés au titre du droit d’auteur ;
• les archives privées.

Lors de la consultation et/ou du téléchargement d'un document dans le cadre du service d'accès réservé, les données personnelles de l'utilisateur sont conservées par les Archives départementales de la Haute-Garonne à des fins probatoires.